BAB 10

SISTEM PEMPROSESAN DATA ELEKTRONIK

10.1 Sistem MASUKAN

            Sistem input terbagi dua :

1. Sistem Input Berbasis Kertas

            Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi berdasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut dikumpulkan dan dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan dan untuk diproses. Fase input terdiri dari :

A. Persiapan dan pengisian dokumen sumber

            Dokumen sumber seperti penjualan order disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami.

B.Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data

            Bacth control dan register data yang dikirim merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara depertemen penggunaan dengan depertemen pengolahan data.

C. Data Entry

            Setelah dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh depertemen pengolahan data, dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan didalam disk.

D.Teknik Program Editing Data

            Pengeditan data bisa diterapkan untuk setiap struktur data(karakter, field, record, dan file). Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang valid.

2.Sistem Input Tanpa Kertas

            Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas.

Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adanya hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Sistem ini terbagi dua :

A.Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

            Adanya berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi  langsung kedalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry online dan sistem identifikasi otomatis seperti point of sales (POS).

Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase :

1. Input (entry) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Sekali transaksi diterima oleh sistem, transaksi akan diproses segera ataupun pada suatu waktu nanti.Jika transaksi tersebut menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.

2. Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinput langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data. Dalam sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja dimasukkan ke dalam salah satu komputer dan kemudian segera ditransfer ke komputer lain untuk diproses.

B. Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia

 Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemprosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine (NVM), Contoh NVM adalah pompa bahan bakar POS.

Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

10.2 Sistem Pemrosesan

Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas

            Secara virtual semua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Sistem pemprosesan berorientasi bacth : transaksi direkam ke dalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik.

Pemprosesan bacth dapat dijalankan dengan memperbarui file yang diakses secara :

a. Pemprosesan bacth dengan memperbarui file berurutan

    Banyak sistem yang berorientasi bacth dan berbasis kertas yang menggunakan pemprosesan file berurutan untuk memperbarui master file.pemproses seperti ini biasanya mencakup beberapa tahap :

-          Mempersiapkan file transaksi. Pertama melakukan editing data dan validasi. Kemudian record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam master file.

-          Memperbarui master file. Record di dalam file transaksi dan master file diacak satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.

-          Mempebarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencerminkan perubahan di dalam master file.

-          Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.

b. Pemprosesan bacth dengan mempebarui file akses acak

    Dapat dilakukan dengan beberapa cara :

-          Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang.

-          Pemprosesan bukti penerimaan kas : Pembayaran pelanggan diterima di dalam satu kotak pos khusus.

2.Sistem Pemprosesan Tanpa Kertas

   Dilakukan dengan dua cara :

a. Pemprosesan bacth dalam sistem pemprosesan tanpa kertas

            Pemprosesan bacth dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemprosesan bacth dalam sistem berbasis kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program bacth dijalankan secara periodik. Pembaruan file berurutan maupun akses acak dapat digunakan.

b. Pemprosesan real time dalam sistem pemprosesan tanpa kertas

             Manfaat utam sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemprosesan dijalankan real-time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.

SISTEM PENJUALAN REAL-TIME

            Sistem penjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Dalam sistem penjualan real-time, order pembelian atas item persedian dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisis level persedian secara berkala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau mingguan)

Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time : sistem POS (point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan sistem pemesanan EDI (electronic data interchange).

10.3 Sistem KELUARAN

            Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem yang berorientasi bacth dan berbasis kertas dengan pemprosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output.

            Sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan sedikit ouput.Sistem ini sangat penting di perushaan besar,karena perusahan besar sangat tidak praktis untuk mencetak ratusan atau bahkan ribuan record.

            Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervisor di dalam depertemen pengguna untuk  mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika dibandingkan dengan laporan periode lalu.

            Kelompok pengendalian Electronic Data Processing (EDP) yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP. Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.

BAB 9

PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

9.1 Tinjauan Sekilas Tentang Teknologi

A.Field, Unsur Data, Atribut, dan Elemen- Elemen
Istilah- istilah field, unsur data, atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam SISTEM INFORMASI. Field dapat terdiri atas karakter tunggal atau nomor tunggal, atau dapat terdiri dari beberapa karakter atau nomor.
Contoh- contoh field adalah :
1. Nama pelanggan
2. Nomor tunjangan sosial karyawan
3. Nomor pesanan pembelian
Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya;
pengelompokan logis atas field disebut catatan (record).

B. Okurensi Data
Struktur catatan memiliki okurensi (occurences), yang juga disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai- nilai data untuk catatan.

C. Panjang Catatan- Tetap dan variabel
Catatan dalam file dapat memiliki panjang yang tetap atau variabel. Dalam catatan dengan panjang- tetap, baik jumlah field maupun panjang (ukuran karakter) setiap field adalah tetap. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices (DASDs) adalah catatan panjang- tetap. Catatan dengan panjang- variable, lebar field dapat disesuaikan untuk setiap okurensi data. Catatan penjejak adalah perluasan dari catatan master,. Catatan penjejak terpisah dari catatan master dan hanya ditulis sesuai kebutuhan. Dengan menggunakan file piutang dagang akun terbuka, sebagai contoh, catatan master memuat informasi yang umum bagi seluruh akun dan jumlah faktur yang memadai bagi sebagian besar akun, dimana catatan penjejak memuat lebih banyak faktur. Catatan master harus memiliki jumlah yang sama dengan catatan penjejak yang berkaitan sesuai kebutuhan. Catatan penjejak harus segera dituliskan setelah catatan master yang berkaitan.
Kelompok berulang adalah kelompok field yang berhubungan yang diulang dalam catatan dengan panjang variabel. Dalam diagram pohon 11.3 PART tampak sebagai Induk dari PEMASOK dan LOKASI karena setiap kemunculan PART akan menimbulkan lebih dari satu pemasok atau lokasi. Secara umum, elemen tingkat tertinggi dalam diagram pohon adalh induk; elemen dengan tingkatan lebih rendah yang tampak pada diagram pohon yanng berkaitan dengan (atau bagian dari induk disebut anak.

D. Kunci catatan dan Urutan File
Kunci atau kunci catatan merupakan unsur data atau kombinasi unsusr data yang secara unik mengidentifikasi catatan tertentu dalam file. Istilah order random relatif berkaitan dengan field dimana file tidak disortir.

9.2 EVOLUSI TEKNOLOGI DATABASE


Teknologi database berkembang sejalan dengan perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak. Pembuatan jaringan dan teknologi komunikasi mengubah skala ekonomi pembuatan database.
Periode Kejadian Teknik database yang berkaitan
1960-an Lingkungan mainframe

Sistem manajemen database

Layanan informasi on-line Sistem file

Manajemen database

Manajemen teks
1970-an Expert systems

Pemrograman berorientasi- obyek Inferensi dan deduksi

Inheritensi dan abstraksi
1980-an Sistem hiperteks Asosiasi

1990-an Sistem database intelijen Kombinasi teknik- teknik

Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum berperan dalam perkembangan database secara pesat.

A. Lingkungan Mainframe
Pada mulanya, masalah utama berkaitan dengan jumlah file yang besar.

B. Sistem Manajemen Database
Lama- kelamaan, perusahaan menghadapi masalah sistem file sederhana. Kesulitan utama termasuk menemukan file yang tepat untuk informasi yang dibutuhkan, pemborosan karena duplikasi data yang sama dalam file yang berbeda, dan kurangnya standarisasi antar file.

C. Layanan Informasi On-line
Salah satu layanan database tersambung (on-line) terbesar adalah Dialog, yang sekarang mencakup ratusan database dan ratusan jutaan catatan. Banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layanan on-line yang harus dikaitkan secara sistematis dengan sistem informasi mereka. Ini berhubungan juga dengan kebutuhan baru, manajemen teks, yang bersama- sama dengan data grafis dan suara, membutuhkan teknologi yang lebih baik dari yang disediakan sistem database yang tradisional. Sistem multimedia tersebut semakin penting saja masalah ini.

D. Expert Systems
Sistem ahli (expert systems) membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area seperti pengesahaan pemberian pinjaman, penentuan dimana penggalian mineral dilakukan, dan diagnosa pengobatan.

E. Pemrograman Berorientasi-Objek
Pemrograman Berorientasi- Objek meliputi pendefinisian obyek- obyek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit.

F. Sistem Hiperteks
Sistem hiperteks memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata- kata kunci. Aplikasi awal hipermedia dalam bisnis sangat berkaitan dengan materi- materi referensi seperti manual kebijakan dan pelatihan.

G. Sistem Database Intelejen
Sistem database intelejen merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi- teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database.

9.3 SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN ARSITEKTURNYA

Pada gambar 11.5 terdapat tiga tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan manajemen database; arsitektur tingkat konseptual, arsitektur tingkat logis, dan arsitektur tingkat fisik. Pada tingkat konseptual, database merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan untuk tujuan- tujuan yang telah dipilih. Catatan dan field- field dalam database distrukturkan dan diorganisasikan dalam beberapa pola logis, sehingga membantu pembentukan struktur data logis. Terdapat tiga jenis struktur data logis yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, yaitu : hirarkis, jaringan, dan relasional.

A. Arsitektur Konseptual
Model data hubungan entitas- entity relationship (ER) merupakan pendeketan yang populer. Model ER menggambarkan hubungan antar segmen secara sederhana. Terdapat pula metode- metode konseptual lainnya, termasuk teknik pembuatan model berorientasi-obyek-object-oriented modeling technique (OMT), yang pada dasarnya dikembangkan untuk pemrograman berorientasi- obyek dan diadaptasi untuk pembuatan model Blaha, Premerlani, dan Rumbaugh. Kelas obyek berkaitan dengan segmen, dan obyek berkaitan dengan bagian tertentu.

B. Arsitektur Database pada Tingkat Logis : Struktur Database Logis
Hubungan- hubungan yang timbul antara segmen- segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logis, yang juga disebut skema atau model database. Tiga model utama struktur data logis yang ada dalam literatur adalah :
1. Model pohon atau hirarkis
2. Model jaringan
3. Model relasional

Penjelasannya :

1. Model pohon atau hirarkis
Struktur pohon merupakan representasi langsung proses segmentasi yang telah di jelaskan sebelumnya.Dalam struktur pohon,setiap simpul mewakili himpunan field(misalnya,segmen),dan simpul berkaitan dengan node lain yang tingkatanya lebih tinggi dalam struktur pohon.Simpul yang lebih tinggi disebut simpul induk.Hubungan antara induk dan anak di sebut cabang.

2. Struktur jaringan
Struktur jaringan memungkinkan segmen anak memiliki lebih dari satu induk.struktur pohon dan jaringan keduanya diterapkan dengan penunjuk field(field pointer),dengan segmen lintas-hubung,seperti yang akan di bahas lebih jauh dalam bagian berikutnya.

3. Implementasi struktur-struktur pohon dan jaringan
Topik implementasi srtuktur-struktur pohon dan jaringan lebih merupakan bagian dari arsitektur fisik database di bandingkan sebagai arsitektur logis.Dalam organisasi daftar,setiap catatan memuat satu atau lebihponter(field)yang mengindikasikan alamat catatan logis berikutnya yang memiliki atribut yang sama.Catatan dapat merupakan bagian dari beberapa daftar.Daftar ini disebut organisasi multydaftar.
Dua area aplikasi sistem berdasar penunjuk field yang paling berkrmbang adalah hiperteks dan jaringan data semantik.

4. Struktur data relasional
Model relasional memandang database sebagai kumpulan dua tabel dimensional dibandingkan sebagai struktur jenis hirarkis atau jaringan.Aturan-aturan tertentu di sebut format-format normal mengatur pembuatan tabel-tabel.ketiga format normal adalah sebagai berikut:
Format normal Aturan
Format normal pertama Membagi tabel untuk mengeliminasi kelompok berulang
Format normal kedua Membagi tabel sehingga tidak ada kunci yang memntukan nilai field non-kunci.

Format normal ketiga Membagi tabel sehingga tidak ada field non- kunci yang menentukan nilai field non- kunci lainnya.

C. Arsitektur database pada tingkat fisik
Dalam pembahasan tingkat fisik arsitektur database,kita akan berfokus pada tiga metode akses file:Sekuensial,Terindeks,langsung.

1. File terakses secara sekuensial
Dalam file akses sekuensial,catatan-catatan hanya dapat di akses dalam sekuens yang telah di tentukan sebelumnya.organisasi file sekuensial bukan merupakan alat sortir data yang bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja catatan yang akan di akses dalam file yang memuat banyak catatan.file sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch,secara normal mengakses seluruh catatan dalam file.kesimpulannya,organisasi file sekuensial bermanfaat jika di butuhkan pemrosesan batch.

2. File terindeks
Setiap atribut dapat di ekstrak dari catatan dalam file utama dan di gunakan untuk membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli.File seperti itu di sebut file terindeks atau file terinversi.File dikatakan terinversi secara penuh jika ada indeks untuk seluruh fieldnya.File sekuensial terindeks adalah file sekuensial yang tersimpan dalam DASD dan di indeks serta di sortir secara fisik dalam field yang sama.File-file tersebut umumnya berhubungan dengan file ISAM,dimana ISAM berlaku sebagai kontraksi metode akses sekuensial terindeks.Area utama(primer)merupakan bagian dari disk dimana catatan-catatan aktual di tulis.area tambahan merupakan bagian terpisah dari disk yang di lokasikan bagi file untuk memuat tambahan yang di buat,tanpa melakukan pemrosesan ekstensif terhadap file awal.

3. File terakses secara langsung
File terakses secara langsung memungkinkan catatan-catatan individual dapat di panggil secara cepat tanpa menggunakan indeks.Tranformasi random merupakan metode penyimpanan dan penempatan catatan dalam file akses langsung yang di gunakan secara luas.jadi istilah akses random sering kali di gunakan sebagai sinonim dari akses langsung.

D. Hubungan ekonomik antar teknik-teknik organisasi file
Teknik-teknik akses file yang telah di bahas(sekuensial,terindeks,dan akses langsung) cocok untuk situasi-situasi yang berbeda.gambar 11.18 mengiktisarkan kapan masing-masing teknik organisasi file di gunakan.aspek ekonomik pemrosesan file sangat ditentukan oleh rasio aktifitas(jumlah catatan-catatan yang di akses dibagi dengan jumlah catatan dalam file),dan waktu yang dibutuhkan untuk pemrosesan dan inquiri.

Teknik-Teknik organisasi file Saat terbaik Keterbatasan
Sekuensial Rasio aktifitas tinggi,seperti dalam pemrosesan batch Tidak memungkinkan untuk mengakses catatan tunggal secara cepat
Terindeks Rasio aktifitas rendah,ukuran file dari moderat sampai tinggi Pemutakhiran file membutuhkan pemutakhiran indeks-indeks
Sekuensial terindeks File harus di proses dengan pola pemrosesan batch(rasio aktifitas tinggi) dan non batch(rasio aktifitas rendah) Sama dengan sekuensial dan terindeks
Langsung Rasio aktifitas rendah,file berukuran rendah,struktur jaringan,dan struktur pohon Memerlukan kunci-kunci untuk menempatkan catatan-catatan

E. Arsitektur fisik,Perangkat keras,dan waktu tanggap
Dari sisi perangkat keras,waktu tanggap di pengaruhi oleh waktu akses fisik.ini adalah waktu yang dibutuhkan CPU untuk melakukan pemanggilan blok tunggal data dari disk,yang disebut waktu akses disk.faktor lain yang dapat mempengaruhi waktu tanggap adalah bagaimana catatan data secara fisik didistribusikan dalam disk.Dalam harddisk,data dalam trek atau silinder yang sama dapat di akses tanpa memindahkan alat baca tulis.harus di tekankan bahwa banyak sistem database yang tergantung pada kegiatan masukan atau keluaran sistem oprasinya.kebutuhan menyimpan file secara berurutanbergantung pada arsitektur fisik database dan metode akses file yang digunakannya.

BAB 8

BAB 8

PENGEMBANGAN KEPUTUSAN DAN LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN

8.1 Manajer & Keputusan

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

Perencanaan dan pengendalian merupakan aktivitas-aktivitas fundamental yang biasa dilakukan oleh seluruh manajer. Setelah manajemen menetapkan tujuan- tujuan umum, maka manajemen akan berupaya mencapai tujuan tersebut melalui pengambilan keputusan sehari-hari.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Konstribusi utama seorang manager kepada perusahaan adalah pengambilan keputusan. Ada enam tahap sistematis yang biasanya dilakukan oleh seorang manager ketika mengambil keputusan dan kontrol dalam organisasi. Dalam suatu organisasi, aktifitas pengambilan keputusan dapat dikelompokkan menjadi tingkatan-tingkatan yang berbeda dan setiap tingkatan mempunya sistem informasi yang berbeda pula. Tingkatan – tingkatan ini adalah perencanaan strategik, oengendalian manajemen, dan pengendalian oprasional

1 . Mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah

Merupakan bagian paling sulit dari proses pengambilan keputusan. Alasannya manajer seringkali sulit membedakan masalah itu sendiri dengan gejala-gejala dari suatu masalah.

2. Menentukan alternative masalah

Pemilihan tindakan tertentu oleh manajer.Agar manajer dapat membuat pilihan yang tepat, penting baginya untuk mengetahui setiap alternative tindakan yang tersedia.

3. Mengevaluasi alternative

Setelah alternative dianggap layak, manajer harus mengevaluasi keunggulan-keunggulan relative dari setiap alternative. Suatu kerangka kerja yang bermanfaat dalam mengevaluasi berbagai alternative adalah pendekatan manfaat-biaya (cost  Benefit Approach)

4. Memilih alternative terbaik

Pemilihan alternative terbaik merupakan bagian paling mudah dalam proses pengambilan keputusan.Untuk memilih alternative terbaik, 2 hal yang harus dilakukan manajer :

PERANGKAT LUNAK UNTUK MENGAMBIL KEPUTUSAN 

Perangkat lunak komputer telah dikembangkan untuk membantu manager dalam pengambilan keputusan. Perangkat lunak database membantu manager untuk mengumpulkan informasi yg relevan 
untuk suatu keputusan dan memungkinkan manager untuk melakukan kueri terstruktur atas informasi

dalam database. Perangkat luanak pendukung keputusan dan perangkat lunak sistem ahli menyediakan bantuan dalam melakukan perhitungan dan menyediakan saran-saran ahli mengenai keputusan managemen tertentu.

8.2 Pelaporan Kepada Manajemen

Dalam sistem informasi akuntansi manajerial, informasi mengalir dalam dua arah. Arus dari puncak ke bawah berasal dari kejadian yang terjadi pada tingkatan manajemen puncak. Kejadian tersebut dicatat, dibuatkan kesimpulan dan kepada disampaikan tingkatan manajemen yang lebih rendah. Misalkan anggaran belanja periodik, yang memberikan para manajer pernyataan kuantitatif mengenai rencana organisasi. Sedangkan arus dari bawah ke atas, berawal dari kejadian yang berlangsung pada tingkatan manajemen yang lebih rendah dalam struktur organisasi dan dilaporkan pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi dalam bentuk laporan pertanggung jawaban.

Pemrosesan File dan Konsep Manajemen Data

Sebuah file merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk penggunaan selanjutnya.

Digolongkan menurut teknik penyimpanannya, file dapat berupa file manual dan file komputer. File manual menyimpan informasi yang dapat diperoleh kembali, dibaca dan digunakan oleh manusia. Sedangkan file komputer menyimpan informasi yang tidak dapat diperoleh kembali oleh manusia tanpa bantuan pemrosesan komputer.

File manual sebagian besar menggunakan filing cabinet sebagai sarana penyimpanan. Namun apapun bentuk sarana penyimpanannya, file manual menggunakan metode yang sama untuk menyusun rekaman yang ada di dalamnya.

Menurut jenisnya file komputer terbagi menjadi :

- File Master

- File Transaksi

- File Cadangan (backup)

- File Arsip

- File Kasar (Scratch File)

Sistem akuntansi yang memakai komputer secara rutin menggunakan prosedur tertentu saat memproses file komputer. Operasi yang lazim pada file komputer yaitu memperbarui (update), memelihara, mengurutkan (sortir) dan menggabungkan (merge). 

Untuk mengelola data digunakan suatu sistem perangkat lunak yang disebut Sistem Manajemen Database (SMD) yang merupakan seperangkat program komputer yang mengendalikan akses kepada database yang dilakukan oleh pengguna dan program aplikasi. Sistem ini memisahkan cara data secara fisik disimpan pada sarana penyimpan sekunder. SMD tidak hanya mengelola data itu sendiri tetapi juga hubungan antar data. Setiap apliksi perangkat lunak SMD mengasumsikan suatu model struktural untuk data. Model struktural yang lazim adalah struktur pohon, jaringan, dan relasional.

  

1. Jenis-jenis laporan 

Laporan perencanaan umumnya berbentuk anggaran dan bermanfaat untuk membantu manajer dalam mengalokasikan dan memperoleh sumber daya untuk operasi perusahaan dimasa yang akan datang. Laporan pengendalian membantu manajer meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan sesuai rencana.Laporan operasional berfokus pada keadaan operasi sekarang dalam perusahaan. Tujuannya utamanya adalah untuk membantu individu-individu dalam melakukan aktivitas operasional sehari-hari.

2. Sistem Pelaporan Keuangan dan Biaya

Sistem ini berfokus pada pembuatan atau penyajian laporan-laporan tradisional, yaitu laporan laba rugi, laporan posisi keuangan. Terdapat 2 jenis sistem akuntansi biaya yaitu: sistem biaya atas order kerja dan sistem biaya atas proses.

3. Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggung jawaban

Menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam lingkungan perusahaan dapat ditelusuri ke pertanggung jawaban individu tertentu. Sistem akuntansi pertanggungjawaban biasanya mampu mengalokasikan biaya ke pusat-pusat pertanggungjawaban yg relevan.

4. Sistem Pelaporan Profitabilitas

Pelaporan ini tidak hanya bermanfaat sebagai alat bantu dalam melakukan evaluasi. Disamping itu, pelaporan profitabilitas memiliki keunggulan yaitu memberi pandangan kepada masing-masing manajer mengenai konstribusi unit-unit organisasi terhadap laba perusahaan secara keseluruhan.